Jobcenter schafft das Papier ab

Die Akten werden ab Mitte Juni nur noch elektronisch geführt

 

Bad Kissingen. Der Startschuss zur Einführung der elektronischen Akte im Jobcenter Landkreis Bad Kissingen fällt am 18. Juni 2018. Alle eingehenden Dokumente werden ab sofort digitalisiert. „Mit Einführung der elektronischen Aktenführung machen wir einen enormen Schritt hin zur papierarmen, digitalen und damit modernen Verwaltung. Dies steigert den Kundenservice und die Effizienz unserer Arbeit“, begrüßt Harald Englert, Geschäftsführer im Jobcenter Landkreis Bad Kissingen, die Neuerung.         
Vorhandene Akten und Dokumente werden nicht digitalisiert. Kunden können weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Künftig eingehende Kundenpost wird eingescannt, computerlesbar gespeichert, weitgehend automatisch der eAkte zugeordnet und im Nachgang elektronisch bearbeitet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist.

 „Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die sie auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen“, erklärt Harald Englert. Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist.

Weniger Lauf-, Such- und Transportwege führen zu schnellerer Bearbeitung und letztendlich auch zur Einsparung von Papier. Außerdem ist die elektronische Akte die Basis weiterer kundenfreundlicher Online-Angebote.         
„Die internen Vorbereitungen sind abgeschlossen, die Mitarbeiter entsprechend geschult, sodass wir loslegen können. Zu Gute kommt uns, dass die eAkte von der Bundesagentur für Arbeit (BA) in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen sowie etlichen anderen Jobcentern bereits eingesetzt wird und wir auf die Erfahrungswerte aufbauen können“, erläutert Geschäftsführer Harald Englert.

Originale sollte man deshalb nur ans Jobcenter schicken, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. In der Regel genügen Kopien, die die Kunden vor Ort selbst anfertigen können. Auf diese Praxis wird mit Plakaten im Jobcenter hingewiesen.